Ang isang reklamo ay tinukoy bilang isang pormal na reklamo sa pamamagitan ng pagsulat Depende sa mga patakaran at pamamaraan sa organisasyon sa tanong Makakuha ng mga kinakailangang mga form mula sa mga tao na mapagkukunan kagawaran o ang itinalagang kinatawanAng mga sumusunod na impormasyon ay karaniwang kinakailangan: ang isa pang tao, o ang iyong mga delegado ay maaaring kumatawan sa iyo sa panahon ng paglilitis.
Ang pangalan ng tao, ang pamagat, ang relasyon na siya ay sa iyo at ang iyong lagda ay kinakailangan.
Ang ilang mga bahagi ng katawan ay nangangailangan ng isang impormasyon sheet bago ang kaso ay maaaring isinasaalang-alang. Ang mga impormasyon sheet ay dapat maglaman ng: ano ang di-umano y paglabag - hindi patas na paggamot, ang mga isyu na kinasasangkutan ng pamahalaan, ang isang paglabag ng mga patakaran at regulasyon, o nakalipas, ang isang paglabag ng kontrata, sa pamamahala ng mga isyu o mga kasalukuyang patakaran. Kung minsan, ito ay kinakailangan upang makasali ang mga third party sa mga pamamaraan ng reklamo Ang tagapamagitan ay isang walang kinikilingan tao o independent na kung saan ay nagtanong upang makahanap ng isang kompromiso. Ang pangwakas na desisyon ng ombudsman ay ligal na nagbubuklod na.
